Contract Business Intelligence

  • Hem
  • Contract Management
  • Erbjudande
    • Om oss
  • #bättreavtal – blog
    • Internationell utblick
  • Kontakt
  • In English

2015-03-06 av Magnus Steen

Varför skall alla företag ha en avtalsdatabas?

avtalsdatabas

För ett tag sedan skrev jag om Contract Lifecycle Management for dummies – läs gärna detta inlägg här.

I dagens inlägg skall jag skriva lite om avtalsdatabaser och hur dessa kan att underlätta arbetet med kontraktshantering.

Låt mig först göra en enkel gruppering av avtalsdatabaser:

En enkel avtalsdatabas

Den riktigt enkla databasen – eller kanske avtalsregister eller avtalslistan – innehåller t.ex. följande uppgifter om företagets avtal (exempel inom parantes):

  1. Löpnummer (2015/1)
  2. Parter (Karlssons Varuhus och Microsoft)
  3. Avtalsnamn och avtalsföremål  (Licensavtal Office – Office 2013 paketet)
  4. Löptid (gäller till och med 2015-12-31)
  5. Gällande (ja/nej)
  6. Kopia på scannad kopia av avtalet (länk till kopian)

Listan över uppgifter per avtal kan givetvis vara längre (på Sony Ericsson skapade vi en lista med 7 uppgifter per avtal i vår första version av avtalsdatabasen).

Den riktigt enkla avtalsdasen kan vara ett excelblad eller en enkel accessdatabas eller liknande. Det finns även cloudlösningar att köpa på nätet med ovan funktionalitet.

En något mer avancerad avtalsdatabas

Nästa steg i en avtalsdatabas är att bygga in funktionalitet för bevakning av frister och säkerhetslösningar (dvs vem skall ha access till vilken information). Detta brukar efterfrågas så snart man börjar ha olika avdelningar (t.ex. kanske man vill undvika att säljare har tillgång till inköpsavtal). Möjligen har man också access till avtalsmallar med enklare funktionalitet och även kanske viss funktionalitet för att styra arbetsflödet för granskning och godkännande.

Vi är fortfarande på nivån med ganska enkla lösningar och lösningar till ganska låg kostnad. (Vad ditt företag skall välja är en helt annan sak – se mitt blogginlägg på engelska här).

Avancerade verktyg för kontraktshantering

Det finns massor med leverantörer av verktyg för kontraktshantering över hela kontraktens livstid. Dessa system kallas för Contract Lifecycle Management verktyg. Förenklat sett kan de delas in i följande grupper:

  1. Dokumentcentriska system – typ sharepoint eller andra document management system. Det finns också tilläggsprodukter till dessa system som ger ytterligare kontraktsfunktionalitet på toppen.
  2. ERP eller transaktionsbaserade system – dessa har ofta tilläggsmoduler som ger kontraktshanteringsfunktionalitet, men är oftast inriktade på transaktioner.
  3. Contract Lifecycle Management system – ofta fristående system som täcker hela livscykeln för avtal. Vissa av dessa system har sin bas i sälj eller köpsidan och kan vara mer generella eller specialiserade.
  4. ”Hemmabyggen” – en hel del företag har faktiskt investerat tid och resurser i hemmabyggda lösningar

Behöver man verkligen en avtalsdatabas?

För mig är denna fråga mycket lätt att besvara. ALLA FÖRETAG SKALL HA EN FÖRTECKNING ÖVER SINA VIKTIGA AVTAL. PUNKT. Detta är lika självklart som att vi skall ha anläggningsregister, leverantörs och kundreskontra. Jag kan argumentera utifrån bokföringslagen, utifrån ordning och reda, utifrån värde – men stannar vi det vanliga argumentet. Ordning och reda på avtal och avtalsprocesser ger mer pengar på sista raden.

Sedan kan vi diskutera om denna förteckning skall vara ett

  • excelark eller ett avancerat verktyg,
  • om alla avtal skall finnas med eller om vi skall prioritera,
  • vilka som skall ha tillgång eller inte,
  • om vi skall automatisera samtliga eller några flöden eller inte alls,
  • om den skall vara central eller per avdelning.

Så den enkla listan på alla viktiga avtal i ert företag – bara gör den. Det finns inga argument emot som håller. Testa mig om ni vill.

Vilken minimifunktionalitet skall man kräva av ett avtalssystem?

I en undersökning från IACCM (International Association of Commercial and Contract Management) konstateras att ett tillfredsställande avtalssystem måste innehålla följande komponenter:

  1. En central lagringsplats och en därtill kopplad strukturerad process för att hantera av nya kontrakt och genomförandet av dessa
  2. Möjlighet att effektivt hantera milstolpar och andra nyckeldatum med automatiserat påminnelser
  3. Automatiserat arbetsflöde för genomgång och godkännanden
  4. Möjlighet att hantering åtaganden i avtalet för att göra uppföljningar

Som ni ser ovan så är avtalsdatabasen central men det finns ändå en hel del ytterligare funktionalitet av värde. I en blogg nästa vecka skall vi ta en snabbtitt på de mer avancerade funktionerna i en avtalsdatabas.

Under tiden – ta en funderare på det här med dina äpplen. Har du inte koll på dom så hittar du en dag ett ruttet äpple – och det kanske är just det äpplet som inte borde ha ruttnat.

Diskussion om #bättreavtal

Bloggen följer du på vår hemsida under #Bättreavtal. Bloggarna kommer också att postas i vår nystartade grupp på LinkedIN – Contract Management på svenska. Här för vi diskussionerna. Vi kan även diskutera på Twitter – då använder vi CBIMagnusSteen.

Hjälp oss att sprida intresset!

Hjälp oss gärna att sprid bloggen – använd mail, LinkedIn, Facebook eller blogga själv! Använd shareknapparna så får du en direktlänk att skicka!

 

Filed Under: #bättreavtal

Så här skapar du riskbaserad avtalsgranskning!
Ladda ner vår rapport om hur du hanterar avtalsrisker och se vad du kan vinna på att få riskerna under kontroll. Du kan skapa värde i ditt företag redan idag!
Ladda ned
Har du koll på riskerna i avtalen?
Om inte så är det lätt fixat - ladda ner vår rapport om avtalsrisker och se vad du kan göra för att få dessa under kontroll. Du kan skapa värde i ditt företag redan idag!
Ladda ned
Har du koll på hur avtalshanteringen fungerar på ditt företag?
Om du inte vet så kan du lätt få reda på det. Gör avtalskompassen - din vägvisare till #bättreavtal så får du svar i din inbox!
Jag vill veta!
Vill du veta hur ditt företag kan blir riktigt bra på avtal?
Följ med i vår grupp på LinkedIN - allt om Contract Management och på svenska. Du kan skapa värde i ditt företag genom #bättreavtal redan idag!
Gå med nu
Vill du veta hur ditt företag kan blir riktigt bra på avtal?
Prenumera på vårt nyhetsbrev #bättreavtal redan idag! Allt om Contract Management som du behöver veta och på svenska. Du kan skapa värde i ditt företag redan idag!
Jag vill ha nyhetsbrevet #bättreavtal

Kontakta oss:

Kontakta oss:  042- 300 94 00 eller magnus.steen@cbicontracts.com

Mest lästa blogginläggen

Vad är bättre avtal?

Alla företag förtjänar #bättreavtal

Varför skall alla företag ha en avtalsdatabas?

Contract Lifecycle Management för “Dummies”

Mörka moln över vår kontraktshimmel (del 1)

Den här killen hade nog velat ha en avtalsdatabas

Så här funkar avtalshanteringen i Sverige

Avtalskompassen

Avtalskompassen

Hur fungerar avtalshanteringen på ditt företag?

Vi erbjuder ett kostnadsfritt test av ditt företags förmåga att hantera avtalen. Det tar fem minuter av din tid och ger dig värdefull insikt i ditt företags framtid. Klicka här för att komma till Avtalskompassen!

Vårt nyhetsbrev #bättreavtal

Arkiv

  • juni 2017
  • maj 2017
  • april 2017
  • oktober 2016
  • september 2016
  • juni 2016
  • maj 2016
  • april 2016
  • december 2015
  • november 2015
  • oktober 2015
  • september 2015
  • maj 2015
  • april 2015
  • mars 2015
  • februari 2015
  • januari 2015
  • december 2014
  • november 2014
  • oktober 2014
  • september 2014
  • augusti 2014
  • juli 2014
  • juni 2014
  • maj 2014
  • april 2014
  • mars 2014
  • februari 2014
  • januari 2014
  • december 2013
  • november 2013
  • oktober 2013
  • september 2013
  • mars 2013

Sök

Kontakta oss

Contract Business Intelligence Nordic AB
E-post: magnus.steen@cbicontracts.com
Telefon: +46 703 76 23 24

Det senaste från vår blogg

  • Sthlm Super Week – Future of Contracting + Nordic Legal Tech Day
  • Konferens – Future of Contracting – Stockholm 20 september
  • IACCM – Return On Investment – Vad du får tillbaka på att investera i bättre avtalshantering – Göteborg 28 april

Vårt nyhetsbrev

Vill du veta hur du får #bättreavtal? Signa upp för vårt nyhetsbrev!

Copyright © 2021 · Executive Pro Theme på Genesis Framework · WordPress · Log in

Vi använder cookies för att ge dig den bästa upplevelsen på vår webbplats. Om du fortsätter att använda den här webbplatsen så antar vi att du godkänner detta.Ok