För ett tag sedan skrev jag om Contract Lifecycle Management for dummies – läs gärna detta inlägg här.
I dagens inlägg skall jag skriva lite om avtalsdatabaser och hur dessa kan att underlätta arbetet med kontraktshantering.
Låt mig först göra en enkel gruppering av avtalsdatabaser:
En enkel avtalsdatabas
Den riktigt enkla databasen – eller kanske avtalsregister eller avtalslistan – innehåller t.ex. följande uppgifter om företagets avtal (exempel inom parantes):
- Löpnummer (2015/1)
- Parter (Karlssons Varuhus och Microsoft)
- Avtalsnamn och avtalsföremål (Licensavtal Office – Office 2013 paketet)
- Löptid (gäller till och med 2015-12-31)
- Gällande (ja/nej)
- Kopia på scannad kopia av avtalet (länk till kopian)
Listan över uppgifter per avtal kan givetvis vara längre (på Sony Ericsson skapade vi en lista med 7 uppgifter per avtal i vår första version av avtalsdatabasen).
Den riktigt enkla avtalsdasen kan vara ett excelblad eller en enkel accessdatabas eller liknande. Det finns även cloudlösningar att köpa på nätet med ovan funktionalitet.
En något mer avancerad avtalsdatabas
Nästa steg i en avtalsdatabas är att bygga in funktionalitet för bevakning av frister och säkerhetslösningar (dvs vem skall ha access till vilken information). Detta brukar efterfrågas så snart man börjar ha olika avdelningar (t.ex. kanske man vill undvika att säljare har tillgång till inköpsavtal). Möjligen har man också access till avtalsmallar med enklare funktionalitet och även kanske viss funktionalitet för att styra arbetsflödet för granskning och godkännande.
Vi är fortfarande på nivån med ganska enkla lösningar och lösningar till ganska låg kostnad. (Vad ditt företag skall välja är en helt annan sak – se mitt blogginlägg på engelska här).
Avancerade verktyg för kontraktshantering
Det finns massor med leverantörer av verktyg för kontraktshantering över hela kontraktens livstid. Dessa system kallas för Contract Lifecycle Management verktyg. Förenklat sett kan de delas in i följande grupper:
- Dokumentcentriska system – typ sharepoint eller andra document management system. Det finns också tilläggsprodukter till dessa system som ger ytterligare kontraktsfunktionalitet på toppen.
- ERP eller transaktionsbaserade system – dessa har ofta tilläggsmoduler som ger kontraktshanteringsfunktionalitet, men är oftast inriktade på transaktioner.
- Contract Lifecycle Management system – ofta fristående system som täcker hela livscykeln för avtal. Vissa av dessa system har sin bas i sälj eller köpsidan och kan vara mer generella eller specialiserade.
- ”Hemmabyggen” – en hel del företag har faktiskt investerat tid och resurser i hemmabyggda lösningar
Behöver man verkligen en avtalsdatabas?
För mig är denna fråga mycket lätt att besvara. ALLA FÖRETAG SKALL HA EN FÖRTECKNING ÖVER SINA VIKTIGA AVTAL. PUNKT. Detta är lika självklart som att vi skall ha anläggningsregister, leverantörs och kundreskontra. Jag kan argumentera utifrån bokföringslagen, utifrån ordning och reda, utifrån värde – men stannar vi det vanliga argumentet. Ordning och reda på avtal och avtalsprocesser ger mer pengar på sista raden.
Sedan kan vi diskutera om denna förteckning skall vara ett
- excelark eller ett avancerat verktyg,
- om alla avtal skall finnas med eller om vi skall prioritera,
- vilka som skall ha tillgång eller inte,
- om vi skall automatisera samtliga eller några flöden eller inte alls,
- om den skall vara central eller per avdelning.
Så den enkla listan på alla viktiga avtal i ert företag – bara gör den. Det finns inga argument emot som håller. Testa mig om ni vill.
Vilken minimifunktionalitet skall man kräva av ett avtalssystem?
I en undersökning från IACCM (International Association of Commercial and Contract Management) konstateras att ett tillfredsställande avtalssystem måste innehålla följande komponenter:
- En central lagringsplats och en därtill kopplad strukturerad process för att hantera av nya kontrakt och genomförandet av dessa
- Möjlighet att effektivt hantera milstolpar och andra nyckeldatum med automatiserat påminnelser
- Automatiserat arbetsflöde för genomgång och godkännanden
- Möjlighet att hantering åtaganden i avtalet för att göra uppföljningar
Som ni ser ovan så är avtalsdatabasen central men det finns ändå en hel del ytterligare funktionalitet av värde. I en blogg nästa vecka skall vi ta en snabbtitt på de mer avancerade funktionerna i en avtalsdatabas.
Under tiden – ta en funderare på det här med dina äpplen. Har du inte koll på dom så hittar du en dag ett ruttet äpple – och det kanske är just det äpplet som inte borde ha ruttnat.
Diskussion om #bättreavtal
Bloggen följer du på vår hemsida under #Bättreavtal. Bloggarna kommer också att postas i vår nystartade grupp på LinkedIN – Contract Management på svenska. Här för vi diskussionerna. Vi kan även diskutera på Twitter – då använder vi CBIMagnusSteen.
Hjälp oss att sprida intresset!
Hjälp oss gärna att sprid bloggen – använd mail, LinkedIn, Facebook eller blogga själv! Använd shareknapparna så får du en direktlänk att skicka!