Du har säkert upplevt känslan av att mötas av en ohanterlig mängd papper, staplade i högar på ditt skrivbord. Papper som utgör underlag för befintliga och kommande avtal. Med stor sannolikhet har du även upplevt frustrationen av att försöka hitta specifika data som utgör underlag till ett specifikt avtal bland filerna på din dator.
Din första tanke är nog allt som oftast ”hur ska jag hantera det här?”. Det självklara svaret borde vara ”jag behöver investera i ett system som kan hantera mina avtal”.
Nästa steg borde vara att du börjar söka efter ett system som hjälper dig med din avtalshantering. Detta borde vara ett perfekt tillfälle att ta tag i din och organisationens avtalshantering och innebär att du har tagit de första viktiga steget mot att bygga en avtalsdatabas. När du har kommit så långt är det lätt att fatta förhastade beslut och investera i ett nytt system, utan att närmare överväga vilka behov det nya systemet ska svara mot.
Innan du investerar i ett system måste du identifiera dina och organisationens behov och noggrant överväger vilket system som bäst svarar mot dina och organisationens behov. Du behöver därför noggrant gå igenom organisationens avtal, kategorisera dessa och fundera över vilka behov ett nytt system måste svara mot hos respektive kategori av avtal.
Innan du fattar beslut om investering i ett system för avtalshantering rekommenderar jag att du funderar över följande fem faktorer:
- Hur vill du att arbetsflödet ska se ut? Behöver systemet innehålla olika befogenheter eftersom många personer bidrar till avtalet?
- Vill du att systemet gör det möjligt att skapa färdiga mallar för organisationens olika avtal?
- Vad vill och behöver de tänkta användarna ha ut av ett system för avtalshantering?
- Täcker systemet nuvarande såväl som kommande behov för organisationen?
- Kan systemet anpassas efter era behov?
Detta kan tyckas omständligt, men om du inte gör din hemläxa kommer det vara svårt att nå framgång med ditt val av ett system för organisationens avtalshantering. Är hemläxan välgjord kommer du att ha tagit ett par bra steg mot en framgångsrik implementation av din organisations avtalsdatabas.